POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INDUSTRIAS HACEB S.A.

7.1. CONTACTO CON CLIENTES

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 2300 de 2023 “Por medio de la cual se establecen medidas que protejan el derecho a la intimidad de los consumidores”, Haceb seguirá estos lineamientos para el adecuado contacto con sus clientes:

a) Para la gestión de cobranza, gestión publicitaria y de mercadeo, se establecen los siguientes horarios:
• De lunes a viernes: de 7:00 a.m. a 7:00 p.m.
• Sábados: de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.

Queda excluido cualquier tipo de contacto con el cliente los domingos y días festivos, salvo que el cliente solicite algo diferente.

En particular, para la gestión de cobranza, en caso de que el cliente requiera ser contactado en horarios distintos a los establecidos en el presente literal, deberá manifestarlo expresamente a través de un instrumento distinto al contrato o acto que rige la relación jurídica entre el cliente y el gestor de cobranza y posterior a la suscripción de este.

b) Solo se podrá realizar contacto a través de los canales previamente autorizados por el cliente, como correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas, notificaciones en aplicaciones, correo certificado o postal, así como plataformas web como WhatsApp u otras redes sociales de integración o mensajería instantánea.

c) Una vez establecido un contacto directo con el cliente, este no podrá ser contactado mediante varios canales dentro de una misma semana ni en más de una ocasión durante el mismo día, salvo que el cliente manifieste otra cosa.

En todo caso, la gestión de cobranza, publicidad y mercadeo se regirá por lo dispuesto en la Ley 2300 de 2023 y demás normas que la modifiquen, sustituyan, complementen o reemplacen.

Si el cliente desea adicionar, modificar o eliminar alguno de los canales autorizados para Haceb, deberá enviar su solicitud de manera expresa a los siguientes correos electrónicos: atencionpqr@haceb.com, o desde el celular #466, WhatsApp +57 316 453 97 97.

7.2. CANALES DE COMUNICACIÓN CON LOS TITULARES

Con el objetivo de garantizar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la comunicación de las finalidades asociadas al envío de información corporativa, publicitaria o comercial, dirigida a los grupos de interés como clientes, proveedores y empleados, Haceb dispone de los siguientes canales autorizados: correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas, notificaciones en aplicaciones, correo certificado, correo postal, plataformas web como WhatsApp, y cualquier otra red social de integración o mensajería instantánea.

7.3. VALIDACIÓN DE NÚMEROS CELULARES EN EL REGISTRO NACIONAL DE EXCLUÍDOS

En cumplimiento con la normativa vigente y con el fin de garantizar el respeto a los derechos de nuestros clientes en relación con el tratamiento de sus datos personales, Haceb ha implementado un procedimiento específico para la validación de los números celulares de nuestros clientes en el Registro Nacional de Excluidos, administrado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC).

(i) Recolección de Datos: Los números celulares de nuestros clientes serán recolectados de manera legítima, previa autorización y en conformidad con nuestra política de tratamiento de datos personales.
(ii) Consulta al Registro Nacional de Excluidos: Antes de realizar cualquier comunicación promocional o de marketing a través de mensajes de texto o llamadas telefónicas, se llevará a cabo una consulta al Registro Nacional de Excluidos. Esta consulta se realizará a través de los mecanismos y plataformas dispuestas por la CRC, garantizando que los números celulares registrados en dicho listado no sean contactados.
(iii) Actualización Periódica: El proceso de validación será realizado de manera periódica para asegurar que la base de datos de números celulares de nuestros clientes esté actualizada y en cumplimiento con el Registro Nacional de Excluidos.
(iv) Protección y Seguridad de los Datos: Los datos personales recolectados y utilizados para la consulta serán tratados con estrictas medidas de seguridad, protegiendo la confidencialidad e integridad de la información de nuestros clientes.
(v) Derechos de los Titulares: Los clientes tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en cualquier momento. También pueden solicitar la exclusión de sus números celulares del registro de contactos para fines promocionales, conforme a los procedimientos establecidos por la CRC.
(vi) Contacto para Consultas y Reclamos: Para cualquier consulta, reclamo o solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales, los clientes pueden comunicarse con nuestro Centro de Atención al Cliente a través de los canales dispuestos en nuestra política de privacidad.

Haceb se compromete a respetar y proteger los datos personales de sus clientes, asegurando un tratamiento adecuado y conforme a la ley, con el objetivo de generar confianza y transparencia en todas nuestras interacciones.

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular y cuyo uso indebido puede dar lugar a discriminación. Entre estos se incluyen aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como aquellos que promuevan los intereses de partidos políticos o garanticen los derechos y prerrogativas de partidos de oposición. También se consideran sensibles los datos relacionados con la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

En caso de que Haceb realice el tratamiento de datos sensibles, se garantiza que se obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular, cumpliendo con las siguientes obligaciones:

I. Se informa al Titular de los datos que por tratarse de Datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
II. Se informa de forma previa y expresa al Titular cuales son los datos sensibles y cuál será la finalidad del tratamiento que se les dará.
III. No se condiciona ninguna actividad a la obligación del Titular de suministrar datos sensibles.

8.1. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

I. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
II. I. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
III. II. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Una vez cumplidos los requisitos anteriores, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado. La opinión del menor será valorada en función de su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.

9. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

9.1. DERECHO DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

(a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Haceb o los Encargados del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerse, entre otros casos, en relación con datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
(b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Haceb salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
(c) Ser informado por Haceb o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus Datos Personales.
(d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1266 y la Ley 1581 de 2012, así como en las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
(e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
(f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos anteriormente mencionados podrán ser ejercidos de la siguiente manera:

I. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
II. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
III. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
IV. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas legalmente para representarlos.

9.2. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas por la ley, el Tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida mediante una consulta posterior. Esta autorización se considerará válida cuando se haya manifestado (i) por escrito, (ii) de forma oral, o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir, de manera razonable, que ha otorgado su consentimiento.

9.2.1. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por la Entidad, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

9.3. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

La información solicitada por los Titulares de datos personales será proporcionada, principalmente, por medios electrónicos o, en su defecto, por cualquier otro medio si así lo requiere el Titular. La información suministrada por Haceb se entregará sin barreras técnicas que impidan su acceso, asegurando que su contenido sea de fácil lectura, acceso y corresponda en su totalidad a la que repose en las bases de datos personales.

9.4. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR

Haceb al momento de solicitar al Titular la autorización, informa de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

Haceb, como responsable del Tratamiento, conserva prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entrega copia de esta.

10. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales en Haceb son:

(a) Acceso y circulación restringida: Haceb llevará a cabo el Tratamiento de los Datos Personales en estricta sujeción a los límites establecidos por la naturaleza de dichos datos, de acuerdo con las Bases de Datos que gestiona.
(b) Confidencialidad: Haceb garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de esta.
(c) Finalidad: El Tratamiento realizado por Haceb obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular al momento de obtención de su autorización por los diferentes medios dispuestos para tal fin y que además se encuentra contenida en la presente Política.
(d) Legalidad: El Tratamiento que realiza Haceb se sujeta a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

(e) Libertad: HACEB ejerce el Tratamiento cuando cuenta con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular o en aquellos casos en los que se hace necesario en virtud de la vinculación legal o contractual que existe con el Titular. Los Datos Personales no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
(f) Seguridad: La información contenida en las Bases de Datos de Haceb, se maneja con la implementación de las medidas técnicas, humanas y administrativas que se hacen necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
(g) Transparencia: Haceb garantiza al Titular su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
(h) Veracidad o calidad: Haceb procura que la información sujeta a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible y se abstiene de realizar el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
(i) Principio de temporalidad: Haceb conserva los datos únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
(j) Interpretación integral de los derechos constitucionales: Haceb interpreta los derechos de los titulares en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
(k) Principio de Necesidad: Haceb trata los datos personales estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con las bases de datos personales.

11. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

11.1. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

I. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
II. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la reglamentación aplicable, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
III. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
IV. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
V. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
VI. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a los Encargados del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
VII. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
VIII. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la reglamentación aplicable.
IX. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
X. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la reglamentación aplicable.
XI. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la reglamentación aplicable y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
XII. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
XIII. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
XIV. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
XV. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.2. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Industrias Haceb S.A., como responsable de los datos personales, es quien toma las decisiones sobre el tratamiento de los mismos, determinando tanto los fines como los medios de dicho tratamiento. Esto implica que el Encargado del Tratamiento no puede adoptar decisiones relacionadas con los datos, ya que hacerlo implicaría asumir la responsabilidad como nuevo responsable del tratamiento. Los Encargados, por su parte, solo llevan a cabo el tratamiento de los datos personales conforme a las autorizaciones otorgadas por Haceb, de acuerdo con los acuerdos firmados para cada base de datos específica. El Encargado del tratamiento de los datos debe:
I. Tener una política de tratamiento de datos personales.
II. Gestionar la confidencialidad y buen uso de la información Personal con sus colaboradores.
III. Formar y educar a los empleados del Encargado.
IV. Gestionar los incidentes de seguridad a través del procedimiento acordado.
V. Garantizar la destrucción efectiva de la información una vez termine la ejecución del encargo. Por ningún motivo podrá guardar copia alguna de datos personales.
VI. Adherir a las políticas del responsable si hay subcontratistas.
VII. Realizar auditorías de cumplimiento. - Adherirse a las políticas de tratamiento si se utiliza subcontratistas.
VIII. Prestar la mayor diligencia debida en la ejecución de su labor respecto a la protección y la seguridad del dato personal, en bases de datos tanto digitales como físicas.

12. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

En Haceb se ha designado un oficial de Habeas Data, quien es el encargado de liderar al interior de la Compañía toda la gestión asociada a las Bases de Datos Personales. Nuestro Oficial de Habeas Data ha diseñado un Programa Integral de Gestión de Datos Personales en adelante (“programa”) que consiste en lo siguiente:

I. Conformación de un comité compuesto por miembros permanentes de las áreas Jurídica, Riesgos y Cumplimiento, Relaciones Laborales y Tecnología de Información, el cual se encarga de diseñar, implementar, hacer cumplir y realizar seguimiento al programa.
II. Mantener actualizado el inventario definido sobre las Bases de Datos Personales existentes en la Compañía.
III. Se cuenta con un manual interno en el cual se contemplan los procedimientos para el manejo de cada una de las Bases de Datos Personales existentes, los procedimientos para la creación de nuevas Bases de Datos Personales, medidas de seguridad y demás asuntos internos relacionados con la estructura y funcionamiento del programa.
IV. A cada una de las Bases de Datos Personales identificadas se le ha designado un Líder interno, quien es el encargado de controlar lo que con ella se hace.
V. Periódicamente Haceb capacita a los empleados y a los Encargados sobre el tratamiento de los datos personales.
VI. Se ha suscrito con todos los Encargados del Tratamiento un documento en el cual se reglamentan las responsabilidades a su cargo.
VII. Se han implementado medidas de seguridad aplicables de manera general y específica a las Bases de Datos.
VIII. Se ha trazado un plan de acción y mejora continua con el fin de asegurar cada una de las Bases de Datos y garantizar el adecuado manejo y Tratamiento de estas.
IX. Para el Tratamiento de Datos Sensibles, Haceb informará a los Titulares de la información: (i) que, por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
X. Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, la Compañía responderá y respetará el interés superior de estos y, además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
XI. Para efectos del Proceso de Crédito, Haceb ha suscrito acuerdos de encargado con los terceros que hacen parte de esta operación, asegurando la protección de los datos personales de sus grupos de interés en los términos establecidos en esta Política.

13. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de Experiencia del Consumidor a través del Contact Center es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Canales habilitados específicos dependiendo del grupo de interés:

14. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento con las normas de protección de datos personales, Haceb presenta el procedimiento y los requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para radicar y atender su solicitud, le solicitamos que proporcione la siguiente información:

I. Nombres completos y apellidos
II. Tipo de identificación y número de identificación
III. Datos de contacto (E-mail y Teléfono de contacto)
IV. Motivo(s) / Hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimirla, acceder a la información y/o modificar canales de contactabilidad)
V. Firma (si aplica) y número de identificación.
VI. Documentos adjuntos, cuando corresponda.

Con el objetivo de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular de contactarse con HACEB a través de los medios dispuestos para ello, a saber:
I. Realizando la solicitud telefónicamente a través de las líneas de atención dispuestas para ello de acuerdo con lo establecido a continuación.
II. Diligenciando el “Formato PQR”, el cual se encuentra disponible en la página web de la Compañía para el caso de Clientes y Consumidores.
III. Remitiendo solicitud por escrito escaneada al correo electrónico dispuesto por la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.

Procedimiento para la atención de consultas
El Titular de los datos podrá presentar consultas mediante los canales habilitados por HACEB para efectos de:
I. Conocer el uso dado a sus Datos Personales.
II. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía.
III. Acceder a sus Datos Personales que se encuentren en los sistemas de la Compañía.
La solitud debe contener los datos mínimos de información para la radicación y atención del requerimiento.
Una vez recibida la solicitud, HACEB resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, HACEB informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para la atención de reclamos
El Titular podrá presentar reclamos mediante los canales habilitados por HACEB para efectos de:
I. Informar un indebido Tratamiento efectuado a sus Datos Personales.
II. Corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus Datos Personales.
III. Revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IV. Modificar los canales de contacto para la gestión de cobranza, gestión publicitaria y de mercadeo.
Una vez recibida la solicitud, Haceb resolverá el reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Haceb informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a Haceb la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con Haceb.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

15. TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Haceb podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de los Datos Personales que tenga en sus Bases de Datos, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables y en consecuencia los titulares de los Datos Personales autoricen expresamente la transferencia y transmisión, incluso a nivel internacional.

Para la transferencia de Datos Personales de los titulares, Haceb tomará las medidas necesarias para que los Encargados conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con Haceb o los fines autorizados por el titular de manera expresa, y solamente mientras esta autorización esté vigente. No podrá ser usada o destinada para finalidades diferentes.

16. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

A continuación, se establecen los lineamientos generales aplicados con el fin de cumplir con las obligaciones para la administración de datos personales.

16.1. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Todos los empleados y funcionarios de Haceb al realizar las actividades propias de su cargo asumen las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.

16.2. USO DE LA INFORMACIÓN

La información de carácter personal contenida en las bases de datos es utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en el numeral 7 de la presente política. En caso de que algún área identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente política.

16.3. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.

16.4. DESTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN

La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente cuando no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.

17. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA

17.1. CONTROL DE ACCESO

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.

17.2 VIDEO VIGILANCIA
Haceb utiliza diversos medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas, con la finalidad de dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia (expedida por la SIC), certificaciones BASC y OEA. Por lo anterior, se informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia. La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad y mejoramiento del servicio y la experiencia en las instalaciones. No se entregan videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial de autoridad competente, o que la ley lo permita.

18. CAPACITACIÓN DE EMPLEADOS Y CONTRATISTAS

Para Haceb es muy importante tener actualizados a los empleados y terceros sobre las disposiciones y reglamentación relacionada con la protección de los datos personales, por lo que se incorporó dentro del programa de inducción, la capacitación sobre los principales conceptos, lineamientos, disposiciones y prácticas sobre el tratamiento de los datos personales, que a su vez se complementa con el Curso virtual en la plataforma de la Escuela.
Los programas de capacitación son actualizados de forma periódica.
Es de obligatorio cumplimiento durante el proceso de inducción, realizar y aprobar el curso para las personas que ingresen nuevas a la compañía.

19. PROCESOS DE REVISIÓN Y AUDITORÍAS DE CONTROL

El seguimiento a lo definido en la presente política debe realizarse mínimo una vez al año por parte del Área de Auditoría. Se deben evaluar los riesgos periódicamente e implementar estas evaluaciones en toda la organización dentro de cada nuevo proyecto que involucre datos personales. Es necesario desarrollar procedimientos para efectuar dichas evaluaciones y tener un proceso de revisión y aprobación. Los resultados de la auditoría, el plan de acción de esta y la información de riesgos se consignan en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

20. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES

Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas. En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el usuario debe comunicarla al Oficial de Protección de Datos que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado. El Oficial de Protección de Datos Personales informará de la incidencia a la Delegatura de Protección de Datos Personales de LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, en el módulo habilitado para tal efecto dentro de los 15 días a partir del conocimiento de esta.

21. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, Haceb registra sus bases de datos personales junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), según el procedimiento establecido para tal efecto.

22. MANUALES Y PROCEDIMIENTOS

Haceb cuenta con un Programa Integral de Protección de Datos Personales, que incluye procedimientos, manuales, prácticas, registro de actividades y evidencias, lo que permite a la organización garantizar una adecuada protección de los datos personales recolectados de sus titulares. Este programa asegura el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la implementación de la responsabilidad demostrada.

23. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales de Haceb rige a partir de la entrada en vigencia de la norma. Las Bases de Datos en las que se registrarán los Datos Personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras Bases de Datos.

24. HISTORIAL DE MODIFICACIONES