Línea Nacional Gratuita

#466

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INDUSTRIAS HACEB S.A.

1. INTRODUCCIÓN

Industrias Haceb S.A. (en adelante “HACEB” o la “Compañía”), es una compañía cuyo objeto social principal consiste en la producción y comercialización de gasodomésticos y electrodomésticos además de la prestación de servicios de instalación, mantenimiento y reparación de los mismos.

HACEB es una empresa con más de 75 años de presencia y reconocimiento en el mercado de Línea Blanca en Colombia y en América Latina, que propende por la promoción y cumplimiento de sus valores corporativos en todas sus relaciones: Integridad, Cercanía, Humanidad, Pasión y Apertura al Cambio.

De esta manera, es prioridad para HACEB dar cumplimiento a la reglamentación aplicable a su actividad, por lo cual, la Compañía está comprometida con la seguridad de la información personal, sus grupos de interés en general y por tanto, con dar estricto cumplimiento a la reglamentación vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, 886 de 2014 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, en virtud de lo cual, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”).

2. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales, suministrados por clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general, tratados por HACEB, que provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y los decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten y de manera especial, con los procedimientos y prácticas corporativas.

3. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las Bases de Datos de HACEB, de clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

4. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para HACEB que actuará como Responsable del Tratamiento.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Industrias Haceb S.A. sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 890.900.281-4, con domicilio en la Calle 59 No. 55 – 80, Copacabana – Antioquia, República de Colombia. Página web: www.haceb.com Teléfono 01 8000 511 00 00 en la ciudad de Medellín.

6. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 tal como se transcriben a continuación:

7.TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y FINALIDADES

Los Datos Personales que son incluidos en las Bases de Datos de HACEB provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. De esta manera, HACEB tiene diversas Bases de Datos las cuales se clasifican en cuatro (4) grupos principales dependiendo de su naturaleza, composición y finalidades para el Tratamiento.

La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de HACEB o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

CLIENTES

Bases de Datos que tienen información de personas naturales que han adquirido productos o servicios de HACEB para su propio uso, comercialización a terceros y a potenciales clientes o consumidores.

Función principal Explicación
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa

Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre HACEB y el Titular.

Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.

Soportar los procesos de auditoría de la Compañía

Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia

Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.

Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.

Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de clientes

Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.

Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.

Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía.

Proveer nuestros y productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación.

Confirmar compras de productos efectuadas vía web o por cualquier otro método no tradicional.

Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión

Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.

Realizar encuestas de satisfacción

Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

Publicidad y prospección comercial - Análisis de perfiles

Realizar actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.

Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos

Gestión de facturación y cobro.

Verificación de datos a través de consulta a Bases de Datos públicas o centrales de riesgo.

Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.

Finalidades varias - Fidelización de clientes

Implementar programas de fidelización.

TALENTO HUMANO

Bases de Datos que contienen información personal de los siguientes grupos de interés: empleados actuales o retirados, jubilados y candidatos a procesos de selección, entre otros. Dentro de esta información pueden existir sensibles, los cuales tendrán especial protección y serán tratados con las finalidades detalladas a continuación:

Función principal Explicación
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa

Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre HACEB y el Titular.

Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.

Soportar los procesos de auditoría de la Compañía

Recursos humanos - Gestión de personal

Administración de la relación laboral existente.

Envío de comprobantes, reportes y certificaciones.

Envío de información sobre beneficios derivados de la relación y otorgados por HACEB o por terceros con los que éste tenga convenio

Consulta en Bases de Datos públicas para verificación de antecedentes.

Recursos humanos - Gestión de nómina

Pago de salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral.

Recursos humanos - Control de horario

Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados.

Recursos humanos - Prestaciones sociales

Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar.

Finalidades varias - Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones.

Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.

Recursos humanos - Formación de personal

Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.

Recursos humanos - Promoción y selección de personal

Envío de información sobre convocatorias laborales

Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.

Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia

Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.

Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.

Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión

Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.

Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación laboral.

Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

PROVEEDORES

Bases de Datos que contienen información de proveedores de cualquier tipo de bienes y servicios para HACEB.

Función principal Explicación
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa

Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre HACEB y el Titular.

Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.

Soportar los procesos de auditoría de la Compañía

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores

Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.

Verificación de datos a través de consulta a Bases de Datos públicas o centrales de riesgos.

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación

Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.

Finalidades varias - Prestación de servicios de certificación

Emisión de certificados y comprobantes.

Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia

Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.

Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.

Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros

Envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a cotizar y en general información asociada a la actividad de la Compañía.

Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión

Evaluar la calidad de la relación contractual.

Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociadoscon la relación contractual.

Preparar estudios de mercado.

RELACIONES CORPORATIVAS

Bases de Datos que contienen información de grupos de interés tales como: miembros de Junta Directiva, familiares de empleados, visitantes, invitados y participantes de actividades de innovación, entre otros.

Función principal Explicación
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa

Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre HACEB y el Titular.

Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.

Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.

Seguridad - Seguridad y control acceso a edificios

Seguimiento a las visitas realizadas a las instalaciones de la Compañía.

Verificación de información en Bases de Datos públicas para validaciones de seguridad.

Seguridad - Video vigilancia

Registro de visitantes a instalaciones.

Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia

Realización de encuestas y estudios de mercado.

Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.

Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.

Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

8.TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

En caso de que se realice el Tratamiento de datos Sensible, se garantiza que se obtendrá la autorización para el tratamiento de dichos datos de manera previa y expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos (i) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable; (ii) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y/o (iv) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas legalmente para representarlos.

10.PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales en HACEB son:

Veracidad o calidad: HACEB procura que la información sujeta a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible y se abstiene de realizar el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

11.DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

12.PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

En HACEB se ha designado un oficial de Habeas Data, quien es el encargado de liderar al interior de la Compañía toda la gestión asociada a las Bases de Datos. Nuestro Oficial de Habeas Data ha diseñado un Programa Integral de Gestión de Bases de Datos consistente en lo siguiente:

13.ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de Experiencia del Consumidor a través del Contact Center es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Canales específicos dependiendo del tipo de Base de datos:

CANAL CLIENTES TALENTO HUMANO
E-mail

E-mail asesor-servicio@haceb.com
atencionpqr@haceb.com

datospersonales.empleados_terceros@haceb.com

Web www.haceb.com/Servicio/Solicitudes-PQR
Teléfono

01 8000 511000

Punto Atención

Calle 59 No. 55 – 80 Km. 13 Autopista Norte Copacabana – Antioquia Oficina PQR

CANAL PROVEEDORES RELACIONES CORPORATIVAS
E-mail

datospersonales.negociacion@haceb.com

datospersonales.empleados_terceros@haceb.com

Punto Atención

Calle 59 No. 55 – 80 Km. 13 Autopista Norte Copacabana – Antioquia Oficina Negociación

Calle 59 No. 55 – 80 Km. 13 Autopista Norte Copacabana – Antioquia

14.PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de Datos Personales, Haceb presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular de contactarse con HACEB a través de los medios dispuestos para ello, a saber: (i) Realizando la solicitud telefónicamente a través de las líneas de atención dispuestas para ello de acuerdo con lo establecido a continuación; (ii) Diligenciamiento del “Formato PQR”, el cual se encuentra disponible en la página web de la Compañía para el caso de Clientes y Consumidores; (iii) Remitiendo solicitud por escrito escaneada al correo electrónico dispuesto por la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular o (iv) Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.

Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a HACEB la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga un deber legal o contractual con HACEB.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Haceb informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

15.TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Haceb podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de los Datos Personales que tenga en sus Bases de Datos, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables y en consecuencia los titulares de los Datos Personales autoricen expresamente la transferencia y transmisión, incluso a nivel internacional.

Para la transferencia de Datos Personales de los titulares, HACEB tomará las medidas necesarias para que los Encargados conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con HACEB o los fines autorizados por el titular de manera expresa, y solamente mientras esta autorización esté vigente. No podrá ser usada o destinada para finalidades diferentes.

17.HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Fecha Actividad Versión Responsable
27/12/2013 Política inicial V1 Carolina Guamán
20/10/2016 Lanzamiento Política de Tratamiento de Datos Personales V2 Comité Habeas Data Haceb
30/10/2018 Actualización Política de Tratamiento de Datos Personales V3 Comité Habeas Data Haceb

Debes ingresar tu correo electrónico

Industrias Haceb S.A. - NIT: 890900281-4 - Línea Nacional gratuita 018000511000 – desde celular al #466 - Correo: asesor.servicio@haceb.com Línea de integridad 018000516939 –

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